Contoh Makalah Komunikasi Bisnis | Proses Penulisan Pesan-Pesan Bisnis | Bab V | Business Communication
A. Pemahaman
Proses Komposisi
Penyusunan
pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap yaitu:
1.
Perencanaan
Pada
dasarnya, proses perencanaan meliputi tiga tahapan penting yang perlu
diperhatikan, yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, dan memilih
saluran dan media komunikasi yang akan digunakan.
2.
Pengorganisasian
Proses
ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih ilustrasi
yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya. Perlu diperhatikan
bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah
dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.
3.
Revisi
Seluruh
maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali dari sisi substansi pesan yang
ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang
digunakan, dan bagaimana tingkat pemahamannya. Kalau belum sesuai, perlu
dilakukan pengecekkan sekaligus revisi, sehingga apa yang telah direncakan
sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.
B. Penentuan
Tujuan
Tahap
pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud dan
tujuan komunikasi. Harus dapat menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur,
sesuai dengan tujuan organisasi.
1.
Mengapa
Tujuan Harus Jelas
a.
Keputusan
untuk Menanggapi Pesan
Jika
pesan-pesan yang akan disampaikan diduga mempunyai pengaruh yang sangat kecil
kepada audiens, sebaiknya penyampaian ditahan dulu. Sebaliknya bila sangat
penting dan akan membawa pengaruh yang besar, pesan sebaiknya segera diteruskan
atau disampaikan.
b.
Keputusan
untuk Menanggapi Audiens
Komunikator
perlu mempertimbangkan motif-motif audiens. Tanpa mengetahui motif audiensnya,
komunikator tidak akan dapat menanggapi audiens dengan baik. Komunikator dan
audiens juga akan gagal mendapatkan apa yang mereka inginkan bila harapan
mereka tidak sesuai/sejalan.
c.
Keputusan
untuk Memusatkan Isi Pesan
Komunikator
seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan
pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
d.
Keputusan
untuk Menetapkan Media yang akan Digunakan
Media
komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan.
2.
Tujuan
Komunikasi Bisnis
Hubungan
partisipasi audiens dengan pengendali komunikator
Secara
umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu:]
a.
Memberi
Informasi
Tujuan
pertama adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada
pihak lain. Media komunikasi mana yang akan dipilih sangat bergantung pada
kebijakan perusahaan dengan mempertimbangkan kemampuan internal perusahaan
tersebut.
b.
Melakukan
Persuasi
Tujuan
kedua adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan
dapat dipahami dengan baik dan benar. Terutama berkaitan dengan negosiasi.
Untuk memperoleh hasil maksimal dalam bernegosiasi, setiap pihak perlu memahami
prinsip win-win solution (kedua belah pihak dalam negosiasi tersebut saling
memperoleh manfaat tanpa merasa harus ada yang dikorbankan atau gagal).
c.
Melakukan
Kolaborasi
Tujuan
ketiga adalah kolaborasi atau kerjasama. Melalui jalinan komunikasi
bisnis tersebut, seseorang dapat dengan mudah melakukan kerja sama bisnis baik
dengan perusahaan domestik maupun asing. Teknologi komunikasi sangat penting
artinya dalam mempererat kerja sama dalam dunia bisnis.
Contoh
dalam menyatakan tujuan umum dan tujuan khusus
tujuan umum
|
tujuan khusus
|
|
memberi informasi
|
menyajikan
penjualan bulan lalu ke manajer pemasaran
|
|
Membujuk
|
meyakinkan
manajer pemasaran untuk mengangkat beberapa karyawan baru bagian pemasaran
|
|
Kolaborasi
|
membantu
departemen personalia mengembangkan program pelatihan bagi beberapa anggota
baru
|
|
3.
Cara
Menguji Tujuan
Empat
pertanyaan untuk menguji suatu tujuan:
a.
Apakah
tujuan tersebut realistik?
Dalam
arti bahwa ide-ide atau gagasan yang hendak disampaikan dapat disesuaikan
dengan kemampuan yang ada, seperti kemampuan finansial, manajerial, sumber
daya, dan teknis operasional.
b.
Apakah
waktunya tepat?
Sebagai
contoh, dalam situasi krisis moneter, ide untuk melakukan ekspansi pabrik
kemungkinan besar tidak akan diterima. Penyampaian ide ini tidak tepat waktunya
karena pada saat itu penjualan produk sedang menurun sampai 50% dibandingkan
dengan tahun sebelumnya.
c.
Apakah
orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
Pesan
atau ide yang disampiakan oleh orang yang memiliki kedudukan/jabatan tinggi
cenderung lebih dapat diterima daripada disampaikan oleh orang yang
kedudukannya rendah.
d.
Apakah
tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?
Tujuan
penyampaian pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara keseluruhan.
C. Analisis
Audiens
1.
Cara
Mengembangkan Profil Audiens
Penentuan
profil audiens dikatakan gampang apabila lawan komunikasi adalah orang yang
sudah dikenal. Namun akan mengalami kesulitan bila yang menjadi audiens adalah
orang yang belum dikenal. Dalam hal ini komunikator perlu melakukan investigasi
untuk mengantisipasi reaksi mereka.
a.
Menentukan
ukuran dan koposisi audiens
Bentuk
dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah
audiens. Audiens jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan
sederhana kemudian dipresentasikan atau dibagikan kepada mereka. Untuk audiens
jumlah besar, materi dikems dalam makalah atau laporan dengan gaya
pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal. Selingan segar seperti
humor dapat dilakukan untuk menarik perhatian audiens yang jumlahnya besar.
b.
Siapa
audiensnya
Bila
audiens lebih dari satu orang, komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara
mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling penting.
c.
Reaksi
audiens
Jika
komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang
kritis, presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan
saran-saran, karena jika diajak berdiskusi, reaksi mereka disuga kurang
positif.
d.
Tingkat
pemahaman audiens
Jika
komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu
diputuskan seberapa jauh audiens harus dididik. Usahakan tidak terlalu
menggurui agar audiens tidak merasa jenuh, bosan, dan kurang tertarik.
e.
Hubungan
komunikator dengan audiens
Jika
komunikator belum dikenal audiens maka komunikator harus meyakinkan audiens
sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Penampilan komunikator berpengaruh
pada penyampaian pesan komunikator tersebut. Nada suara menunjukkan tingkat
hubungan komunikator dan audiens.
2.
Cara
Memuaskan Audiens akan Kebutruhan Informasi
Lima
tahap dalam memenuhi kebutuhan audiens:
1.
Temukan/cari
apa yang diinginkan audiens
2.
Antisipasi
pertanyaan yang tidak diungkapkan
3.
Berikan
semua informasi yang diperlukan
4.
Pastikan
informasinya akurat
5.
Tekankan
ide-ide paling menarik bagi audiens
3.
Cara
Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens
Pemberian
motivasi sering mengalami kendala/hambatan, hal ini disebabkan adanya
kecenderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal
yang baru. Salah satu cara mengatasinya adalah dengan mengatur pesan-pesan
sedemikian rupa sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima audiens
dengan mudah. Pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan
argumentasi yang bersifat rasional. Selain itu dapat mencoba menggunakan
pendekatan emosi audiens.
D. Penentuan
Ide Pokok
1.
Teknik
Curah Pendapat
a.
Storyteller’s
Tour
Hidupkan
tape recorder, dan telaah pesan-pesan yang disampaikan. Dengarkan dengan teliti
dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suat pesan dapat ditemukan dengan
mudah.
b.
Random
List
Untuk
dapat menemukan ide pokok perlu menulis segala sesuatu dalam pikiran di atas
kertas kosong. Pelajari hubungan ide yang satu dnegan ide yang lain. Bagilah ke
dalam kelompok-kelompok dan temukan butir yang penting dan tidak penting.
c.
CFR
(Conclusion, Findings, Recommendations) Worksheet
Jika
subjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakan suatu lembar kerja (worksheet)
yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan
(conclusions), dan rekomendasi (recommendation) yang akan diberikan.
d.
Journalistic
Approach
Pendekatan
jurnalistik memberikan butir yang baik sebagai langkah awal menentukan ide
pokok. Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa (what), kapan (when), di
mana (where), dan bagaimana (how), akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.
e.
Question
and Answer Chain
Pendekatan
yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audiens.
2.
Pembatasan
Cakupan
Secara
umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah dikenal hendaknya
menggunakan kata-kata singkat. Cara ini membangkitkan rasa hormat audiens
kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial
akan memakan waktu lebih lama terutama jika audiens yang hadir belum dikenal
sebelumnya. Ide pokok yang yang lebih penting haruslah disampaikan dengan mudah
dimengerti dan diterima audiens.
E. Seleksi
Saluran dan Media
1.
Komunikasi
Lisan
Salah
satu kebaikannya adalah kemampuannya memberikan umpan balik dengan segera.
Saluran ini digunakan apabila pesan yang disampaikan sederhana, tidak
diperlukan catatan permanen, dan audiens dapat dibuat lebih nyaman. Kelebihan
lain adalah sifatnya yang ekonomis. Bermanfaat apabila yang disajikan informasi
kontroversial, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka.
Komunikasi
lisan antara lain seperti pembicaraan lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan
kelompok kecil, seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal, dan
presentasi penting lainnya. Semakin sedikit jumlah audiens, semakin baik
interaksi diantara mereka. Presentasi formal seringkali diadakan di auditorium.
Dan kemajuan teknologi sering digunakan untuk memberi daya tarik bagi suatu
presentasi.
2.
Komunikasi
Tertulis
Terdapat
berbagai macam bentuk seperti surat, memo, proposal, dan laporan. Salah satu
kelebihannya adalah penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan
mengendalikan pesan-pesan mereka.
Komunikasi Lisan
|
Komunikasi Tertulis
|
|
Anda menginginkan umpan balik segera dari audiens
|
Anda
tidak memerlukan umpan balik segera
|
|
pesan Anda relatif sederhana dan mudah dipahami
|
pesan
Anda sangat rinci, kompleks, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati
|
|
Anda tidak memerlukan catatan permanen
|
Anda
memerlukan catatan permanen
|
|
Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau
ekonomis
|
Anda
ingin mencapai audiens yang luas
|
|
Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan
masalah
|
Anda
ingin meminimisasi distorsi penyampaian pesan
|
|
Media
Komunikasi Lisan
|
Media
Komunikasi Tertulis
|
|
percakapan secara langsung, pidato,
pertemuan-pertemuan
|
surat-surat,
memo, laporan, proposal
|
|
email
|
||
telepon dan surat suara
|
surat
reguler dan khusus
|
|
VOIP
(voice over internet protocols)
|
Faksimile
|
|
audiotape dan videotape
|
||
telekonference
dan konferensi video
|
ll. Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis
A.
Hal-Hal yang Menyebabkan
Pesan-Pesan tak Terorganisasi dengan Baik
Tidak terorganisasinya komunikasi
dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:
1.
Bertele-tele
Sering
kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang, mencapai beberapa
paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan sehingga pembaca memerlukan
waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan yang disampaikan.
2.
Memasukkan
Bahan-Bahan yang Tidak Relevan
Informasi
yang tidak relevan disamping membuang-buang waktu, juga dapat membuat pesan
yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas, dan sulit dipahami.
3.
Menyajikan
Ide-Ide Secara Tidak Logis
Hal
ini menyebabkan ketidaklancaran komunikasi karena audiens akan sulit memahami
poin-poin penting yang disampaikan.
4.
Informasi
Penting Kadang Kala Tidak Tercakup di dalam Pembahasan
Apabila
pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang tidak penting, dan pesan-pesan
yang bersifat bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poin-poin yang penting
justru terlupakan dari topik pembahasan. Hal tersebut perlu memperoleh
perhatian yang seksama bagi para komunikator.
B.
Pentingnya Pengorganisasian yang
Baik
Untuk dapat mengorganisasi
pesan-pesan dengan baik, ada empat hal yang perlu diperhatikan, yaitu:
1.
Subyek
dan tujuan haruslah jelas.
2.
Semua
informasi harus berhubungan dengan subyek dan tujuan.
3.
Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan
dengan cara yang logis.
4.
Semua
informasi yang penting harus sudah tercakup.
Suatu pesan yang disusun dengan
baik akan membantu audiens memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens
menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan kamunikator.
a.
Membantu
audiens memahami suatu pesan
Dengan
mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyususn ide-ide secara logis dna
runtut, dan memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, audiens dengan
mudah akan memahami maksud/tujuan pesan.
b.
Membantu
audiens menerima suatu pesan
Misalnya
seorang konsumen yang mengadu masalah pembelian produk kepada manajer toko
mempeoleh jawaban yang tidak menyenangkan. Mungkin saja surat jawaban telah
disusun secara logis sehingga dapat dipahami maksudnya tetapi tidak dapat
diterima konsumen karena gaya bahasa yang terlalu menusuk sasaran.
c.
Menghemat
waktu
Dengan
hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens dapat dihemat. Audiens
juga dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa
harus memeras otak dan mengerutkan dahi.
d.
Mempermudah
pekerjaan komunikator
Dengan
mengetahui apa yang ingin disampikan dan mengetahui cara menyampaikannya, rasa
percaya diri komunikator akan meningkat dan semakin cepat dan efisien ia
menyelesaikan pekerjaan.
C.
Pengorganisasian Pesan-Pesan
Melalui Outline
Dapat dilakukan melalui dua
tahapan, yaitu:
1.
Mendefinisikan
dan Mengelompokkan Ide-Ide
Memutuskan
apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator.
Apabila pesan yang disusun panjang dan kompleks, outline sangat diperlukan dan
menjadi penting artinya, karena outline akan membantu memvisualisasikan
hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Outline juga akan
menuntun untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang sistematik, efisien,
dan efektif. Outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide
sehingga audiens akan mengerti dan memahami pola pemikiran komunikator.
Susunan
outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan:
a.
Mulailah
dengn ide pokok
Ide
pokok dapat membantu menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide
pokok dirangkum dalam dua hal, yaitu:
-
Apa
yang diinginkan terhadap audiens untuk melakukannya atau memikirkannya
-
Alasan
mendasar mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya.
b.
Nyatakan
poin-poin pendukung yang penting
Setelah
menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap selanjutnya adalah
menyususn poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok
tersebut.
c.
Ilustrasi
dengan bukti-bukti
Tahap
ketiga adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang
berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, outline
akan menjadi semakin baik.
2.
Menentukan
Urutan dengan Rencana Organisasional
Untuk
dapat menentukan urutan ide-ide, ada dua pendekatan penting, yaitu
a.
Pendekatan
langsung (pendekatan deduktif)
Ide
pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Digunakan
bila reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.
b.
Pendekatan
tidak langsung (pendekatan induktif)
Bukti-bukti
mncul terlebih dahulu, kemudian diikuti ide pokoknya. Digunakan bila reaksi
audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan.
Kedua
pendekatan tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan-pesan singkat maupun
formal. Untuk memilih di antara kedua alternatif, harus menganalisis bagaimana
audiens terhadap maksud/tujuan dan pesan-pesan yang disampaikan.
Setelah
memilih suatu pendekatan umum, selanjutnya memilih rencana organisasional yang
paling cocok sebagai berikut:
a.
Direct
request
Jenis/tipe
pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung pada
poin yang dituju. Direct request dapat berbentuk surat meupun memo. Permintaan
langsung menggunakan pendekatan langsung, karena langsung pada poin yang
dituju.
b.
Pesan-pesan
rutin, good news, atau goodwill
Memberikan
informasi rutin sebagai bagian dari bisnis tetap, audiens kemungkinan akan
menjadi netral. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok dengan
menggunakan pendekatan langsung.
c.
Pesan-pesan
bad news
Jika
mempunyai berika yang kurang menyenangkan, cobalah menempatkannya pada bagian
pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang halus.
d.
Pesan-pesan
persuasive
Bila
audiens sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang disampaikan,
pesan-pesan persuasif dapat digunakan dan pendekatannya adalah dengan cara tak
langsung. Perlu membuka pikiran audiens dengan melakukan persuasi sehingga
mereka dapat memahami fakta yang ada.
Pesan-pesan singkat dapat
menggunakan salah satu dari keempat dasar rencana organisasional. Untuk pesan
yang lebih panjang, seperti pembuatan laporan dan presentasi, perlu pola yang
lebih kompleks. Pola tersebut dibedakan menjadi dua kategori, yaitu
informasional dan analitikal.
Umumnya laporan dan presentasi
yang paling mudah adalah informasional yang hanya sekedar menyajikan
fakta-fakta yang berhasil ditemukan. Kategori informasional antara lain
instruksi operasi, laporan status, deskripsi teknis, dan deskripsi prosedur
dalam suatu perusahaan.
Secara umum, mengorganisasi
laporan dan presentasi analitikal yang didesain ke arah suatu kesimpulan
tertantu, lebih sulit. Manakala tujuannya untuk melakukan kolaborasi dengan
audiens di dalam memecahkan masalah atau melakukan persuasi, harus memilih
rencana organisasional yang memberikan argumen secara logis.
Empat rencana organisasional
untuk pesan-pesan singkat:
Reaksi Audiens
|
Rencana Organisasional
|
Pembuka
|
Isi
|
Penutup
|
Tertarik
|
direct
request
|
mulai
dengan permintaan atau ide pokok
|
rinci
/ detail
|
rasa
hormat dan adanya tindakan khusus
|
Senang
|
pesan
rutin, good news, goodwill
|
mulai
dengan ide pokok atau good news
|
rinci/detail
|
rasa
hormat, referensi ke good news
|
Tidak senang
|
bad
news, pernyataan netral sebagai transisi ke bad news
|
mulai
dengan pernyataan netral, nyatakan bad news, dan beri saran positif
|
beri
alasan yang rasional dan logis
|
rasa
hormat
|
Tidak
tertarik
|
pesan
persuasive
|
mulai
dengan pernyataan yang mengundang perhatian
|
tumbuhkan
hasrat audiens
|
perlu
tindakan
|
lll. Revisi Pesan-Pesan Bisnis
A.
Keterampilan Merevisi
1.
Pesan-Pesan
Bisnis Tertulis
Proses
penulisan pesan tertulis dimulai dari penulisan draf, selanjutnya penelaah dari
sudut substansi suatu pesan maupun pengorganisasian, gaya bahasa yang
digunakan, susunan kalimat, mekanik, format dan tata letak penulisan.
a.
Mengedit
isi, pengorganisasian, dan gaya penulisan
Sebelum
adanya evaluasi, keseluruhan dokumen perlu dibaca dengan cepat. Saat evaluasi,
ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain substansi suatu pesan,
pengorganisasian pesan, dan gaya penulisan. Berikut beberapa pertanyaan yang
perlu diperhatikan:
-
Apakah
Anda telah memasukkan poin-poin dengan urutan yang logis?
-
Apakah
terdapat keseimbangan yang baik antara hal-hal yang bersifat umum dengan
khusus?
-
Apakah
ide ynag paling penting telah memperoleh porsi pembahasan yang cukup?
-
Apakah
Anda telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan pemerikasaan ulang
terhadap fakta-fakta yang ada?
-
Apakah
Anda ingin menambahkan informasi yang baru?
Di samping itu, untuk lebih
memudahkan audiens menangkap pesan-pesan, perlu dibuat judul, sub-sub judul,
indentasi, huruf tebal, garis bawah, huruf miring, hruf berwarna, tabel,
gambar, dan sejenisnya.
b.
Mengedit
mekanik/ teknis penulisan
Langkah
berikutnya melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu
pesan-pesan bisnis yang mencakup antara lain:
-
Susunan
kalimat yang digunakan sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah
dipahami.
-
Penggunaan
kapitalisasi secara tepat.
-
Penulisan
tanda baca secara benar.
-
Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat,
sehingga makna suatu kalimat dapat dipahami dengan mudah.
-
Perhatikan
pengulangan kata secara tidak tepat dalam suatu kalimat.
Kesalahan mekanik dalam penulisan
pesan-pesan bisnis dapat mengganggu pemahaman maksud dan tujuan penulisan
pesan-pesan bisnis.
c.
Mengedit
format dan layout
Jika
format penulisannya menarik, ditata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan
kertas yang digunakan berkualitas baik, audiens akan senang membacanya.
2.
Pesan-Pesan
Bisnis Lisan
Meskipun
penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut dilakukan secara lisan, tetap perlu
dilakukan pengeditan yang mencakup antara lain:
a.
Substansi
pesan
Hal
ini mencakup apakah substansi (isi) pesan yang ingin disampaikan telah
tercantum di salamnya? Dan apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar,
audio, audiovisual) juga sudah tercantum di dalamnya?
b.
Pengorganisasian
pesan
Mencakup
tiga poin penting, yaitu:
1.
Pembukaan
(misal salam pembuka, perkenalan diri).
2.
Penyampaian
substansi pesan (misal pengantar pesan dilanjutkan substansi pesan).
3.
Penutup
(misal kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).
c.
Gaya
bahasa
Gaya
bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan bisnis secara lisan lebih menarik
dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaian yang lebih
santai, luwes, dan tidak monoton. Selain itu penerima pesan akan lebih mudah
memahami maksud dan tujuan pesan.
B.
Pemilihan Kata yang Tepat
Agar maksud komunikasi dapat
tercapai, perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini.
1.
Pilihlah
kata yang sudah familier/dikenal
Diperlukan
analisis suatu audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan
pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan
pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan.
2.
Pilihlah
kata yang singkat
Kata-kata
yang singkat, selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi harus
tetap diperhatikan berbagai kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.
3.
Hindari
kata-kata yang bermakna ganda
Penggunaan
kata bermakna ganda akan mengakibatkan terjadinya penafsiran yang
bermacam-macam. Akibat selanjutnya, kemungkinan tidak tercapainya maksud
penyampaian pesan-pesan bisnis.
C.
Membuat Kalimat yang Efektif
Kalimat efektif merupakan bentuk
kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun untuk mencapai daya informasi
yang tepat dan baik. Perlu diperhatikan tiga hal, yaitu kesatuan pikiran,
kesatuan susunan, dan kelogisan. Subyek dalam kalimat akan menjawab pertanyaan
“siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja merupakan topik suatu bahasan
atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda. Predikat, biasanya
kata kerja, nerkaitan erat dengan subjeknya. Ia menjelaskan tentang apa yang
dilakukan oleh subjek. Pelengkap (complements) akan memperjelas arti suatu kata
kerja. Ada beberapa jenis pelengkap antara lain objek langsung dan objek tak
langsung.
1.
Tiga
Jenis Kalimat
a.
Kalimat
sederhana
Hanya
memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat. Namun tak menutup kemungkinan suatu
kalimat dilengkapi objek baik langsung maupun tak langsung.
Contoh:
-
Saya
membeli buku Komunikasi Bisnis di tokok buku “Berkah” kemarin
b.
Kalimat
majemuk
Berisi
dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa
independen merupakan klausa yang dapat berdiri sendiri, sehingga tidak memiliki
pengertian yang utuh. Kalimat majemuk dihubungkan dengan kata penghubung seperti
“dan”, “tetapi”, “atau”.
Contoh:
-
Adik
membeli kertas dan kakak membeli buku.
c.
Kalimat
kompleks
Berisi
sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak
kalimat.
Contoh:
- Meskipun
gaji tidak naik, para pegawai bekerja sebagaimana mestinya.
2.
Cara
Mengembangkan Paragraf
Secara
umum ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan suatu
paragraf, yaitu pendekatan induktif dan deduktif. Pendekatan induktif dimulai
dengan mengemukakan berbagai alasan kemudian dibuat kesimpulan. Pendekatan
deduktif dimulai dari kesimpulan kemudian diikuti dengan alasan-alasannya.
Lebih lanjut, suatu paragraf dapat dikembangkan dengan:
a.
Ilustrasi
Pemberian
ilustrasi terhadap suatu topik bahasan yang relevan akan memberikan gambaran
yang lebih jelas dan mudah dipahami audiens.
b.
Perbandingan
(persamaan dan perbedaan)
Cara
ini memerlukan wawasan berpikir yang luas bagi penyampaian pesan-pesan bisnis
dan tentunya akan dapat membuat perbandingan yang berkaitan dengan persamaan
maupun perbedaan terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
c.
Pembahasan
sebab-akibat
Pola
pengembangan paragraf dengan sebab-akibat akan membantu memberikan arah yang
jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
d.
Klasifikasi
Pola
pengembangan paragraf dengan pengelompokkan ini akan mempermudah pemahaman bagi
pengirim pesan meupun penerima pesan. Selain itu juga menjadikan suatu topik
bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.
e.
Pembahasan
pemecahan masalah
Cara
ini akan mampu memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang
dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi. Dengan
kata lain pola pengembangan ini memberikan suatu arah yang sistematis
Tidak ada komentar: